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導入事例
現場から日報の記入も提出も、即日らくらく実績の修正・閲覧も容易にし、事後の活用に広がり

現場から日報の記入も提出も、即日らくらく
実績の修正・閲覧も容易にし、事後の活用に広がり

左から、柴田稔信工務次長、工事部岡田大河氏、工事部三島祐人氏

株式会社真幸土木様

多くが高度経済成長期に整備されたわが国のインフラ。急速な老朽化が予測されるにもかかわらず、人手不足やコスト高騰などの社会的要因もあり、今後の維持管理・更新が懸念されている。これを見据え、土木業界でも働き手の獲得や、業務の効率化といった取り組みが不可欠だ。株式会社真幸土木では以前から働き方への意識が高く、もともと残業や休日出勤などが少ないという。さらなる業務効率化を図るために出面実績を記録・集計するシステム「日報365」を導入した。

お客様の課題

紙の日報だと、現場での記入に手間がかかり、提出のため本社へ出向く必要もあるため、現場社員に大きな負担となっていた。
本社の総務部でも、日報が届かずに業務が滞ることや、日報の集計によって急に忙しくなることがあり、負担が大きかった。
毎年、新単価に変更となる労務費を、実績へ簡単に反映したかった。

導入後の
効果

項目などを選びながら簡単に入力できるように。クラウド型システムであるため、本社へ報告に行く必要もなくなった。
作業終了後に日報が送られてくるため、総務部では日々処理ができるように。システムで自動集計もされるため、その作業が丸々削減。
新たな労務費の実績への反映が、システムのカスタマイズにより可能に。労務費の再計算と実績の修正作業を回避。

導入の背景

社員を大切にする社風から、業務のデジタル化も

「よい仕事をする」をモットーに、島根県で土木工事を中心とした事業を、約半世紀にわたり展開している株式会社真幸土木。事業実績に対する数々の表彰や、４年連続１位を獲得した島根県工事成績ランキング^※が、地元における高い評価の証だろう。同社が大切にしているのは「人」であり、その「幸せ」づくり。「社員の健康」を考えた取り組みでも多くの表彰を受けてきた。そして社員の作業負担を軽減するために、業務のデジタル化を推進。日報365に対して、具体的に何を期待して導入されたのだろうか。

※引用元:建設興業タイムス島根県工事成績ランキング 2019年度から2023年度

「簡単な操作感」にこだわり、目に留まった日報365

岡田氏：当社では通常10現場ほどが稼働しており、合わせて20社程度の協力会社にも入っていただいています。日報には主に出面、そして使用した車両や燃料なども記録し、発注者への請求や協力会社への支払い、さらには当社社員の出退勤管理などに使っています。これを以前は現場ごとに、管理担当社員が紙の日報へ手書きで記入していました。とくに大変だったのは日報の提出で、週に一度まとめて本社へ持ってくる者もいれば、溜め込んで締日間際に提出する者も。総務部では日報を見て出勤実績を早めに把握したいため、すみやかに日報を提出できない者には、電話やメールで日々連絡していました。

柴田工務次長：総務部が日報の集計作業で苦労している様子を見て、社長の片寄の指示により、デジタル化できるシステムを探すことになりました。ポイントは「とにかく扱いが簡単」なこと。操作・運用が面倒なものでは業務の効率化につながりませんし、社員が反発しては利用をやめるという事態にもなりかねません。ネットでいくつかシステムを見つけた中で、シンプルな使い方ができる日報365に目が留まりました。問い合わせたところ、オーク情報システムの営業担当者からわかりやすい説明をいただきました。その中でもっとも魅力を感じたのが集計機能です。一つは、現場・会社・作業員などの項目別で簡単に集計結果が出せること。そして、日勤と夜勤で時間帯を分けて作業員の実績を入力できることです。
日勤と夜勤で別々に集計し、それを人があらためて合算する作業は面倒なので、システム上でまとめて集計・出力できるものがいいと思いました。

三島氏：現場で利用する管理担当者としては、やはり操作感が重要です。このようなシステムを利用するのは初めての経験で少し心配もありましたが、オーク情報システムが研修会を開いてくださり、その説明を聞いた上で、実際に使ってみると簡単に操作でき、すぐに使いこなせるようになりました。

導入の効果

日報を作成し、届ける手間が大幅削減。急な集計依頼にも難なく対応

工事部岡田大河氏（左）、三島祐人氏（右）

岡田氏：基本、現場ではその日の作業終わりに、日報365へ実績を入力しています。もしも入力忘れや間違いがあっても、いつでも入力・修正することができ便利です。また入力操作が簡単で、項目や種類を選択しながら進められるので断然効率が上がりました。例えば、足場の仮設工や橋脚の修繕工などの種別があり、協力会社から作業員が何人来たのか、工種別に分けて入力・管理しています。工事車両も種別ごとに稼働実績を入力しています。

三島氏：何より、実績入力後に日報を送信すれば提出作業も完了してしまうため、本社へ紙の日報を届ける手間がなくなりました。複写式だったため手元に残される控え用紙を保管しておくストレスもありません。
また、日報を日々提出できるようになると、入力内容に不可解な点があった際、すぐに総務部から指摘してもらえるようになりました。以前なら工事から数日経って指摘されていたため、すでに何が正しいか確認できないこともありました。そのような点から、現場で記録している者に好評です。

柴田工務次長：総務部では以前、社員の出退勤管理だけでなく、協力会社の出面実績なども集計していました。しかし後者は現在、日報365の集計機能で人による作業がなくなったので、各現場担当者が自ら集計し、請求・支払を経理部へ依頼しています。また、紙ベースだった頃は、クライアントから急な集計報告を求められると、慌てて作業をしたものです。
未提出の日報があれば現場担当者へ提出を依頼し、送ってもらうまでの時間もかかっていました。しかし、現在ではボタン一つで集計されますし、未提出の日報があっても日報365からすぐに送ってもらえるため、クライアントをお待たせせずに対応できるようになりました。

日報が、次の工事計画の精度を上げる参考データに

工務次長柴田稔信氏

柴田工務次長：ほかにも、日報365を利用して気づいたメリットが実績データの活用です。過去の似た案件でどれくらいの日数や人工がかかったか、紙ではなくデータならすぐに探し出して見られるため、これを参考にして次の計画の精度をより高められます。工期が計画よりずれると、資材の発注・納品スケジュールなどの再調整に大変な手間がかかります。今後さらにデータを蓄積し、活用方法も工夫することで、さらに正確さが出てくるでしょう。

また、導入後にカスタマイズを依頼できたことも助かりました。毎年、行政からの通達をもって変更する労務費を、4月1日から適用する必要があります。数十日分のデータを人の手で修正入力する作業費と、マスター情報の単価を変更すれば実績に反映されるようカスタマイズする費用を比較。毎年発生する事案であるため、カスタマイズしてしまう方が合理的だと判断しました。とにかく、会社や業種、作業員別に、集計が即座に出てくる点が本当にラクで便利です。カスタマイズもできたことで、現時点でかなり使いやすいシステムになっています。現場で本当に浸透しているので、今のところ機能面でさらなる要望は思いつきません。もう紙の日報には戻れない。日報365は、土木工事で必須のツールではないでしょうか。

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